Coloque um fim na procrastinação da sua equipe

A procrastinação é um desafio comum enfrentado por muitos colaboradores, resultando em atrasos, diminuição da produtividade e qualidade do trabalho. Como líder, é importante entender as causas da procrastinação e implementar estratégias eficazes para reduzi-la ou eliminá-la. 

Neste artigo, discutimos a relação entre procrastinação, motivação, organização e disciplina. Também compartilhamos dicas para ajudar os líderes a enfrentar esse problema em suas equipes.

Compreendendo a procrastinação

Procrastinação é o ato de adiar ou evitar a realização de tarefas importantes e prioritárias. Embora possa ser ocasionalmente benéfica, quando feita de forma exagerada ou constante, prejudica o desempenho e o alcance de metas. 

É essencial reconhecer que a procrastinação está ligada a:

• falta de clareza sobre objetivos e prioridades,
• falta de motivação intrínseca,
• e dificuldade em lidar com a autodisciplina.

Identificando padrões de procrastinação

Peça aos colaboradores para fazerem uma lista das tarefas que eles tendem a procrastinar. Isso os ajudará a tomar consciência dos padrões de procrastinação e identificar áreas de melhoria. Analisar essas tarefas em conjunto com os colaboradores permitirá entender melhor os motivos por trás da procrastinação. A partir disso, é possível desenvolver estratégias personalizadas para lidar com elas.

Criando um propósito

É fundamental estabelecer uma intenção clara para as tarefas e projetos. Os colaboradores devem compreender como essas atividades se alinham aos objetivos maiores da organização e aos seus próprios valores pessoais. Ao criar um senso de propósito e significado, os colaboradores se sentirão mais motivados a realizar as tarefas sem procrastinar. Os líderes desempenham um papel crucial na comunicação desse propósito e no estabelecimento de uma cultura organizacional que o valorize.

Estabelecendo metas e recompensas

Definir metas específicas e mensuráveis para as tarefas ajuda a criar clareza e direcionamento. Dividir as metas em etapas menores e estabelecer prazos realistas pode facilitar o progresso e evitar a procrastinação. Além disso, considerar a implementação de recompensas, como reconhecimento, incentivos ou benefícios, pode estimular a motivação intrínseca e diminuir a tendência de adiar tarefas.

Desenvolvendo habilidades de organização

A falta de organização pode ser um gatilho para a procrastinação. Incentive os colaboradores a implementarem práticas de organização. Eles podem usar ferramentas como:

• a criação de listas de tarefas,
• o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos,
• e a priorização das atividades mais importantes.

Promova a conscientização sobre a importância do gerenciamento eficiente do tempo e forneça recursos e treinamentos relevantes para desenvolver essas habilidades.

Fomentando a disciplina e o bem-estar

A disciplina é essencial para evitar a procrastinação. Incentive os colaboradores a estabelecerem rotinas regulares, incluindo horários fixos para trabalho, pausas e momentos de relaxamento. Além disso, promova o bem-estar, destacando a importância:

• do sono adequado,
• da alimentação saudável,
• e da prática regular de exercícios físicos.

Colaboradores que se cuidam adequadamente têm mais energia, foco e disciplina para realizar suas tarefas de forma eficiente.

A procrastinação pode ser benéfica?

Quando nós temos clareza dos nossos objetivos e das prioridades em nossa vida, quando conseguimos planejar e, ao mesmo tempo, manter os pés no chão, manter a rotina e a disciplina, procrastinar é algo eventual e natural.

Todos nós, temos, por instinto, esta habilidade de adiar algo que havíamos planejado ou fomos obrigados a fazer. E isso acontece porque nosso cérebro sempre precisa compreender a utilidade de uma ação, antes de mandar o comando ao corpo. Do contrário, qualquer movimento sem uma justificativa clara é considerado um desperdício de energia, o que nosso instinto reconhece como uma ameaça à nossa sobrevivência.

Sendo assim, procrastinar é algo fácil, pois podemos criar inúmeras razões para não sair de um determinado estado de inércia. Por outro lado, a alguém que saiba compreender o valor de cada ação, adiar é algo bem eventual e pode ser benéfico.

Existem pelo menos duas maneiras da procrastinação ser benéfica:

Situação 1: Quando a procrastinação para a ser priorização

Pense naquele dia que você percebe que está procrastinando alguma tarefa já algum tempo. Você decide avaliar o que precisa fazer para dar andamento naquilo que está parado. E logo percebe que, embora aquela tarefa estivesse na sua programação, seu valor e impacto é realmente muito mais baixo do que uma série de outras atividades. Percebe que esta tarefa não tem uma relação direta com seus objetivos ou propósito e resolve, por fim, despriorizá-la, tirando-a da lista de atribuições e deixando que ela seja feita em momento oportuno, mas sem programação prévia.

Situação 2: Quando a procrastinação evita uma decisão de cabeça quente 

Imagine que você cumpre os prazos que você definiu, que você cumpre com sua palavra sempre que promete algo, que você é disciplinado nas rotinas de sono, alimentação etc. Muito bem, quando você tiver dúvida se deve fazer algo que planejou ou prometeu, quando sentir que deve adiar uma decisão, ou quando simplesmente se atrasar para algo, entenda que essa suposta falha pode ser positiva. Você pode evitar tomar uma decisão de cabeça quente, você pode evitar um conflito, você pode dar tempo para que as coisas e pessoas se ajeitem, sem intervir. Ou seja, deixa a poeira abaixar.

Às vezes, queremos controlar para que tudo seja milimetricamente planejado e executado nos prazos previstos, mas não podemos ignorar a aleatoriedade e sua importância no trabalho, e na vida. Alguns atrasos, erros, falhas já salvaram vidas, negócios e deram chance para que a natureza fizesse sua parte.

Conclusão

Reduzir ou eliminar a procrastinação dos colaboradores é um desafio que requer a combinação de motivação, organização e disciplina. 

Como líder, é fundamental compreender as causas subjacentes da procrastinação e adotar estratégias eficazes para enfrentá-la. 

Ao promover um senso de propósito, estabelecer metas claras, desenvolver habilidades de organização e incentivar a disciplina e o autocuidado, você estará criando um ambiente propício para a produtividade e o sucesso da equipe. E quando a procrastinação acontecer, eventualmente, ela tenderá a ser benéfica.

Lembre-se de que o exemplo dos líderes é fundamental, então seja um modelo de autogerenciamento e produtividade.

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